PflegeZimmer

Dienstplanung online – Shiftjuggler unser Gehilfe!

Eine eigene Rezension ohne fremde Zuarbeit mit Anzeige:  Shiftjuggler unterstützt uns über die Testphase hinaus. Vielen Dank!  Seit Februar organisieren wir selbst die Pflege unsere Tochter Linn. Sie erhält die Pflegeleistung jetzt als persönliches Budget und ist damit Arbeitgeberin. Dies bedeutet unter anderem, neben der Pflegedokumentation managen wir die Dienstplanung und die Lohnverwaltung. Bisher planten wir unsere Pflegekräfte durch eine ausgereifte Excel-Programmierung, die uns eine befreundete Familie schenkte. Die Tabelle rechnete uns auch die Arbeitsstunden der Pflegekräfte durch und zeigte, ob die MitarbeiterInnen überplant sind oder sich gut in ihren vertraglichen Arbeitsstunden einfinden.

In der ambulanten Intensivpflege, eben auch bei Pflegediensten in der Beatmungspflege, fordert aber ein Aspekt die Dienstplanung heraus: Die genehmigten Pflegestunden sind nicht 1:1 die vertraglichen Arbeitsstunden der Mitarbeiter im Monat. Die Planerin sollte damit gut ihre Kollegen kennen, Dienstpläne schreiben und schreiben. Mit diesem Weg kann sie einen guten Blick entwickeln, damit die Arbeitszeiten sich gut gestalten, für die Leute annehmbar werden (Work-Life-Balance) mit ihren eigenen Wünschen, den gesetzlichen Ansprüchen entsprechen (Ruhezeiten) und die Patienten gut versorgt sind.

Die Planung mit Excel oder Calc ist eine feine Sache, doch sind uns allerdings immer wieder Fehler passiert, weil sich für uns unbemerkt Formeln geändert haben. Der Übertrag aus dem Vormonat zum Beispiel scheiterte. Für die Lohnverwaltung mussten wir die Zuschläge per Taschenrechner, Stift und Papier ausrechnen. Für Menschen, die in der Excel-Programmierung fit sind, alles vermutlich kein Problem. Doch für uns war dies eine Baustelle, die Arbeitszeit erfordert und im persönlichen Budget geht es von unserer „freien“ Zeit ab. Und unsere Lebenszeit ist neben dem Berufsalltag eng. Zeit bedarf es für die Pflege von Linn, für das Geschwisterkind, für uns als Paar oder den Haushalt.

Seit Februar kam wiederholt der Gedanke auf, dass eine Dienstplansoftware uns helfen könnte. Dabei fanden wir die Onlinelösungen an spannendsten. Wir kannten ein solches System von unserem ehemaligen Pflegedienst, was als Software eine „reine“ Schichtplanung war und nicht öffentlich verfügbar ist. Diese Anwendung war eine grobe Orientierung, was wir wollten. Die Onlinesysteme, die wir prüften, boten mehr als eine Arbeitszeiterfassung mit monatlichen Gut-Stundenübertrag. Shiftjuggler überzeugte uns hier sehr deutlich, es wirkte mit seiner Ausstattung passend für unser kleines Team im Preis-Leistungsverhältnis.

Wir haben es uns bei der Auswahl der Schichtplaner selbst schwer gemacht und einige in Deutschland ansässige Dienstplaner im Internet getestet über mehrere Tage. Dafür legten wir Accounts an und pflegten die wichtigsten Daten pseudonymisiert vom Pflegeteam ein, die wir nur zur Planung brauchten. Dies soweit, was die Systeme hergaben mit unseren unerfahrenen Blick. Dabei stießen wir an Grenzen, sei es ein Plugin, was uns finanziell zu teuer war gegenüber unseren jetzigen Aufwand. Oder es gefiel uns nicht das Layout oder die „intiuitive“ Bedienung, die uns zeigte, hier brauchen wir eine höhere Lernkurve.

Die Planung von Shiftjuggler.com überzeugte uns in der Testphase dagegen sehr schnell. Die Bedienung war für uns intuitiv nutzbar, also die Lernkurve für uns „Zeitbudget“ passend. Ja, wir wussten dann trotzdem, wir müssen das System tiefer kennen lernen, um es für uns auch als Werkzeug für den Dienstplan samt Lohnberechnung gut einsetzen zu können. Doch der Anfang war erstaunlich schnell gemacht und der Support war über E-Mail oder Telefon sehr schnell mit seinen Antworten.

Was macht unsere Schichtplanung besonders

Unsere Pflegekräfte werden nicht über ihre Wochenstunden verplant, sondern wir brauchen jeden Tag Pflegekräfte (sieben Tage die Woche), sodass eine sehr flexible Gestaltung notwendig ist und wir gerne mit dem Monatsüberblick arbeiten, um schnell den Blick zu haben

  • über die monatlichen Arbeitsstunden der Mitarbeiter,
  • wie viele Dienste (Tage) hintereinander arbeitet eine Pflegekraft
  • die Abwesenheiten wie Urlaub oder Fortbildung.

Unsere Dienste sind allerdings öfter unterschiedlich, und wenn Brücken- oder Feiertage dazwischen sind oder Schulferien oder Arzttermine sich einbinden, braucht es eine Flexibilität in der Planung.

Bei Shiftjuggler haben wir sieben Schichtgruppen angelegt, die fast alle Dienste abdecken (Frühdienst 7-14 Uhr oder 7-16 Uhr, Spätdienst 14-22 Uhr und vier verschiedene Nachtdienste, jeweils für Werk- und Wochenendtage). Mit diesen Gruppen können wir sehr schnell einen Schichtplan nach unserem Bedarf anlegen. Bei mehreren gleichen Diensten an aufeinanderfolgenden Tagen nutzen wir gerne die Wiederholungsfunktion. Allerdings ist es auch möglich, die Dienstzeiten innerhalb einer Wiederholung einzeln zu ändern, ohne dass es auf die Folgetage Einfluss nehmen muss. Dies ist für die Ausnahmen wie Feiertage oder Tage mit familiären Unternehmungen wichtig.

Sehr komfortabel finden wir die vielen Möglichkeiten, die festgelegten Arbeitszeiten dann unseren Pflegekräften zuzuteilen. Je nach Stand des Dienstplans eignen sich die unterschiedlichen Ansichten zur Zuordnung. Während dieser Arbeitsphase nutzen wir meist die Wochenansicht, aber auch die Tagesansicht ist möglich. Die Monatsansicht brauchen wir dann, um den gesamten Verlauf einsehen zu können:

  • Wie viele freie Tage hat ein Mitarbeiter zusammen hängend
  • Wie gehen die Arbeitstage über das Wochenende weiter
  • Wie verteilen sich die Arbeits- und Freitage für die Pflegefachkräfte untereinander
  • Wie startet die Pflegefachkraft nach dem Urlaub oder mit welcher Schicht geht sie in den Urlaub.

Wenn wir bei Shiftjuggler im System beim Wochenplan sind, sehen wir links die Mitarbeiter aufgelistet. Bedeutend ist für uns, dass wir durch Balken in Ampelfarben erkennen,

  • ob sie noch gut verfügbar (=grün),
  • fast ausgeplant (=gelb),
  • oder rot (=überplant) sind.

Aktivieren wir im zu planenden Dienst das Häkchen, reduzieren sich die Pflegekräfte nur auf die, die wir noch planen können. Es fallen dann alle raus, die im Urlaub sind, bereits arbeiten oder einen Freiwunsch angegeben haben. Außerdem weist dann die Software aus, dass manche Mitarbeiter nur planbar wären, wenn die Ruhezeit unterschritten würde. Ein Pluspunkt finden wir, womit wir auch rechtliche Grenzen in der Schichtplanung im Blick haben und wir nicht versehentlich Freiwünsche unbeachtet lassen.

Als komfortabel erleben wir die Übersicht der Stunden inklusive der Zuschläge (bei uns gibt Nachtzuschläge sowie an Sonn- und Feiertagen). Wir erhalten so eine Übersicht, die wir an das Lohnbüro übermitteln beziehungsweise, um mögliche Fehler in Übermittlung zu umgehen, könnte das Lohnbüro die Daten dann selbst einsehen. Das Berechnen der Löhne per Taschenrechner und Papier fällt endlich weg.

Aktuell ist die Dienstplansoftware noch so eingestellt, dass alle Mitarbeiter offline sind und nur wir selbst drauf zugreifen können. Das Ziel ist es aber, dass alle darauf zugreifen können. Dazu werden wir uns als nächstes Mal mit den Rechten beschäftigen, um zu entscheiden, wer was von wem sehen kann.

Autor

Er arbeitet im und führt das PflegeTeam von Linn im Arbeitgebermodell (PflegeTeam bei Zitronenzucker) - gepaart mit seinen Erfahrung aus der Leitungsarbeit in ambulanten Kinderkrankenpflege / Intensivpflege. D.S. administriert Selbsthilfe-Webprojekte und wirkt vor Ort mit bei Themen der Selbsthilfe, Integration - Inklusion und der Kinderhospizarbeit. Er war Koordinator für den Kinderhospizdienst und berät jetzt beim Bundesverband Kinderhospiz.

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