Eine eigene Rezen­sion ohne fremde Zuar­beit mit Anzeige:  Shiftjug­gler unter­stützt uns über die Test­phase hin­aus. Vie­len Dank!  Seit Feb­ru­ar organ­isieren wir selb­st die Pflege unsere Tochter Linn. Sie erhält die Pflegeleis­tung jet­zt als per­sön­lich­es Bud­get und ist damit Arbeit­ge­berin. Dies bedeutet unter anderem, neben der Pflege­doku­men­ta­tion man­a­gen wir die Dien­st­pla­nung und die Lohn­ver­wal­tung. Bish­er planten wir unsere Pflegekräfte durch eine aus­gereifte Excel-Pro­gram­mierung, die uns eine befre­un­dete Fam­i­lie schenk­te. Die Tabelle rech­nete uns auch die Arbeitsstun­den der Pflegekräfte durch und zeigte, ob die Mitar­bei­t­erIn­nen über­plant sind oder sich gut in ihren ver­traglichen Arbeitsstun­den ein­find­en.

In der ambu­lanten Inten­sivpflege, eben auch bei Pflege­di­en­sten in der Beat­mungspflege, fordert aber ein Aspekt die Dien­st­pla­nung her­aus: Die genehmigten Pfleges­tun­den sind nicht 1:1 die ver­traglichen Arbeitsstun­den der Mitar­beit­er im Monat. Die Planer­in sollte damit gut ihre Kol­le­gen ken­nen, Dien­st­pläne schreiben und schreiben.

Mit diesem Weg kann sie einen guten Blick entwick­eln, damit die Arbeit­szeit­en sich gut gestal­ten, für die Leute annehm­bar wer­den (Work-Life-Bal­ance) mit ihren eige­nen Wün­schen, den geset­zlichen Ansprüchen entsprechen (Ruhezeit­en) und die Patien­ten gut ver­sorgt sind.

Die Pla­nung mit Excel oder Calc ist eine feine Sache, doch sind uns allerd­ings immer wieder Fehler passiert, weil sich für uns unbe­merkt Formeln geän­dert haben. Der Über­trag aus dem Vor­monat zum Beispiel scheit­erte. Für die Lohn­ver­wal­tung mussten wir die Zuschläge per Taschen­rech­n­er, Stift und Papi­er aus­rech­nen.

Für Men­schen, die in der Excel-Pro­gram­mierung fit sind, alles ver­mut­lich kein Prob­lem. Doch für uns war dies eine Baustelle, die Arbeit­szeit erfordert und im per­sön­lichen Bud­get geht es von unser­er „freien“ Zeit ab.

Und unsere Leben­szeit ist neben dem Beruf­sall­t­ag eng. Zeit bedarf es für die Pflege von Linn, für das Geschwis­terkind, für uns als Paar oder den Haushalt.

Seit Feb­ru­ar kam, wieder­holt, der Gedanke auf, dass eine Dien­st­plan­soft­ware uns helfen kön­nte. Dabei fan­den wir die Onlinelö­sun­gen an Span­nend­sten.

Gute Pflege stiftet Sinn
Gute Pflege stiftet Sinn bei den Pfle­gen­den — ein Jobange­bot bei Pflege Zitro­nen­zuck­er Grafik

Wir kan­nten ein solch­es Sys­tem von unserem ehe­ma­li­gen Pflege­di­enst, was als Soft­ware eine „reine“ Schicht­pla­nung war und nicht öffentlich ver­füg­bar ist. Diese Anwen­dung war eine grobe Ori­en­tierung, was wir woll­ten. Die Onli­nesys­teme, die wir prüften, boten mehr als eine Arbeit­szeit­er­fas­sung mit monatlichem Gut-Stun­denüber­trag. Shiftjug­gler überzeugte uns hier sehr deut­lich, es wirk­te mit sein­er Ausstat­tung passend für unser kleines Team im Preis-Leis­tungs-Ver­hält­nis.

Wir haben es uns bei der Auswahl der Schicht­plan­er selb­st schw­er gemacht und einige in Deutsch­land ansäs­sige Dien­st­plan­er im Inter­net getestet über mehrere Tage. Dafür legten wir Accounts an und pflegten die wichtig­sten Dat­en pseu­do­nymisiert vom Pflegeteam ein, die wir nur zur Pla­nung braucht­en.

Dies so weit, was die Sys­teme her­gaben mit unseren uner­fahre­nen Blick. Dabei stießen wir an Gren­zen, sei es ein Plu­g­in, was uns finanziell zu teuer war gegenüber unseren jet­zi­gen Aufwand. Oder es gefiel uns nicht das Lay­out oder die „intu­itive“ Bedi­enung, die uns zeigte, hier brauchen wir eine höhere Lernkurve.

Die Pla­nung von Shiftjuggler.com überzeugte uns in der Test­phase dage­gen sehr schnell. Die Bedi­enung war für uns intu­itiv nutzbar, also die Lernkurve für uns „Zeit­bud­get“ passend. Ja, wir wussten dann trotz­dem, wir müssen das Sys­tem tiefer ken­nen­ler­nen, um es für uns auch als Werkzeug für den Dien­st­plan samt Lohn­berech­nung gut ein­set­zen zu kön­nen. Doch der Anfang war erstaunlich schnell gemacht und der Kun­den­di­enst war über E‑Mail oder Tele­fon sehr schnell mit seinen Antworten.

Was macht unsere Schichtplanung besonders

Unsere Pflegekräfte wer­den nicht über ihre Wochen­stun­den ver­plant, son­dern wir brauchen jeden Tag Pflegekräfte (sieben Tage die Woche), sodass eine sehr flex­i­ble Gestal­tung notwendig ist und wir gerne mit dem Monat­süberblick arbeit­en, um schnell den Blick zu haben

  • über die monatlichen Arbeitsstun­den der Mitar­beit­er,
  • wie viele Dien­ste (Tage) hin­tere­inan­der arbeit­et eine Pflegekraft
  • die Abwe­sen­heit­en wie Urlaub oder Fort­bil­dung.

Unsere Dien­ste sind allerd­ings öfter unter­schiedlich, und wenn Brück­en- oder Feiertage dazwis­chen sind oder Schulfe­rien oder Arzt­ter­mine sich ein­binden, braucht es eine Flex­i­bil­ität in der Pla­nung.

Bei Shiftjug­gler haben wir sieben Schicht­grup­pen angelegt, die fast alle Dien­ste abdeck­en (Früh­di­enst 7–14 Uhr oder 7–16 Uhr, Spät­di­enst 14–22 Uhr und vier ver­schiedene Nacht­di­en­ste, jew­eils für Werk- und Woch­enend­tage). Mit diesen Grup­pen kön­nen wir sehr schnell einen Schicht­plan nach unserem Bedarf anle­gen. Bei mehreren gle­ichen Dien­sten an aufeinan­der­fol­gen­den Tagen nutzen wir gerne die Wieder­hol­ungs­funk­tion. Allerd­ings ist es auch möglich, die Dien­stzeit­en inner­halb ein­er Wieder­hol­ung einzeln zu ändern, ohne dass es auf die Fol­ge­tage Ein­fluss nehmen muss. Dies ist für die Aus­nah­men wie Feiertage oder Tage mit famil­iären Unternehmungen wichtig.

Sehr kom­fort­a­bel find­en wir die vie­len Möglichkeit­en, die fest­gelegten Arbeit­szeit­en dann unseren Pflegekräften zuzuteilen. Je nach Stand des Dien­st­plans eignen sich die unter­schiedlichen Ansicht­en zur Zuord­nung.

Während dieser Arbeit­sphase nutzen wir meist die Wochenan­sicht, aber auch die Tage­san­sicht ist möglich. Die Monat­san­sicht brauchen wir dann, um den gesamten Ver­lauf ein­se­hen zu kön­nen:

  • Wie viele freie Tage hat ein Mitar­beit­er zusam­men hän­gend?
  • Wie gehen die Arbeit­stage über das Woch­enende weit­er?
  • Wie verteilen sich die Arbeits- und Fre­itage für die Pflege­fachkräfte untere­inan­der?
  • Wie startet die Pflege­fachkraft nach dem Urlaub oder mit welch­er Schicht geht sie in den Urlaub?

Wenn wir bei Shiftjug­gler im Sys­tem beim Wochen­plan sind, sehen wir links die Mitar­beit­er aufge­lis­tet. Bedeu­tend ist für uns, dass wir durch Balken in Ampel­far­ben erken­nen,

  • ob sie noch gut ver­füg­bar (=grün),
  • fast aus­ge­plant (=gelb),
  • oder rot (=über­plant) sind.

Aktivieren wir im zu pla­nen­den Dienst das Häkchen, reduzieren sich die Pflegekräfte nur auf die, die wir noch pla­nen kön­nen.

Es fall­en dann alle raus, die im Urlaub sind, bere­its arbeit­en oder einen Frei­wun­sch angegeben haben. Außer­dem weist dann die Soft­ware aus, dass manche Mitar­beit­er nur plan­bar wären, wenn die Ruhezeit unter­schrit­ten würde. Einen Plus­punkt find­en wir, wom­it wir auch rechtliche Gren­zen in der Schicht­pla­nung im Blick haben und wir nicht verse­hentlich Frei­wün­sche unbeachtet lassen.

Als kom­fort­a­bel erleben wir die Über­sicht der Stun­den inklu­sive der Zuschläge (bei uns gibt Nachtzuschläge sowie an Sonn- und Feierta­gen). Wir erhal­ten so eine Über­sicht, die wir an das Lohn­büro über­mit­teln oder um mögliche Fehler in Über­mit­tlung zu umge­hen, kön­nte das Lohn­büro die Dat­en dann selb­st ein­se­hen.

Das Berech­nen der Löhne per Taschen­rech­n­er und Papi­er fällt endlich weg.

Aktuell ist die Dien­st­plan­soft­ware noch so eingestellt, dass alle Mitar­beit­er offline sind und nur wir selb­st drauf zugreifen kön­nen. Das Ziel ist es aber, dass alle darauf zugreifen kön­nen. Dazu wer­den wir uns als näch­stes Mal mit den Recht­en beschäfti­gen, um zu entschei­den, wer was von wem sehen kann.