PflegeZimmer

Dienstplanung online — Shiftjuggler unser Gehilfe!

Eine eigene Rezen­sion ohne fremde Zuar­beit mit Anzeige:  Shiftjug­gler unter­stützt uns über die Test­phase hin­aus. Vie­len Dank! 

Seit Feb­ru­ar organ­isieren wir selb­st die Pflege unsere Tochter Linn. Sie erhält die Pflegeleis­tung jet­zt als per­sön­lich­es Bud­get und ist damit Arbeit­ge­berin. Dies bedeutet unter anderem, neben der Pflege­doku­men­ta­tion man­a­gen wir die Dien­st­pla­nung und die Lohn­ver­wal­tung. Bish­er planten wir unsere Pflegekräfte durch eine aus­gereifte Excel-Pro­gram­mierung, die uns eine befre­un­dete Fam­i­lie schenk­te. Die Tabelle rech­nete uns auch die Arbeitsstun­den der Pflegekräfte durch und zeigte, ob die Mitar­bei­t­erIn­nen über­plant sind oder sich gut in ihren ver­traglichen Arbeitsstun­den ein­find­en.

In der ambu­lanten Inten­sivpflege, eben auch bei Pflege­di­en­sten in der Beat­mungspflege, fordert aber ein Aspekt die Dien­st­pla­nung her­aus: Die genehmigten Pfleges­tun­den sind nicht 1:1 die ver­traglichen Arbeitsstun­den der Mitar­beit­er im Monat. Die Planer­in sollte damit gut ihre Kol­le­gen ken­nen, Dien­st­pläne schreiben und schreiben. Mit diesem Weg kann sie einen guten Blick entwick­eln, damit die Arbeit­szeit­en sich gut gestal­ten, für die Leute annehm­bar wer­den (Work-Life-Bal­ance) mit ihren eige­nen Wün­schen, den geset­zlichen Ansprüchen entsprechen (Ruhezeit­en) und die Patien­ten gut ver­sorgt sind.

Die Pla­nung mit Excel oder Calc ist eine feine Sache, doch sind uns allerd­ings immer wieder Fehler passiert, weil sich für uns unbe­merkt Formeln geän­dert haben. Der Über­trag aus dem Vor­monat zum Beispiel scheit­erte. Für die Lohn­ver­wal­tung mussten wir die Zuschläge per Taschen­rech­n­er, Stift und Papi­er aus­rech­nen. Für Men­schen, die in der Excel-Pro­gram­mierung fit sind, alles ver­mut­lich kein Prob­lem. Doch für uns war dies eine Baustelle, die Arbeit­szeit erfordert und im per­sön­lichen Bud­get geht es von unser­er „freien“ Zeit ab. Und unsere Leben­szeit ist neben dem Beruf­sall­t­ag eng. Zeit bedarf es für die Pflege von Linn, für das Geschwis­terkind, für uns als Paar oder den Haushalt.

Seit Feb­ru­ar kam wieder­holt der Gedanke auf, dass eine Dien­st­plan­soft­ware uns helfen kön­nte. Dabei fan­den wir die Onlinelö­sun­gen an span­nend­sten. Wir kan­nten ein solch­es Sys­tem von unserem ehe­ma­li­gen Pflege­di­enst, was als Soft­ware eine „reine“ Schicht­pla­nung war und nicht öffentlich ver­füg­bar ist. Diese Anwen­dung war eine grobe Ori­en­tierung, was wir woll­ten. Die Onli­nesys­teme, die wir prüften, boten mehr als eine Arbeit­szeit­er­fas­sung mit monatlichen Gut-Stun­denüber­trag. Shiftjug­gler überzeugte uns hier sehr deut­lich, es wirk­te mit sein­er Ausstat­tung passend für unser kleines Team im Preis-Leis­tungsver­hält­nis.

Wir haben es uns bei der Auswahl der Schicht­plan­er selb­st schw­er gemacht und einige in Deutsch­land ansäs­sige Dien­st­plan­er im Inter­net getestet über mehrere Tage. Dafür legten wir Accounts an und pflegten die wichtig­sten Dat­en pseu­do­nymisiert vom Pflegeteam ein, die wir nur zur Pla­nung braucht­en. Dies soweit, was die Sys­teme her­gaben mit unseren uner­fahre­nen Blick. Dabei stießen wir an Gren­zen, sei es ein Plu­g­in, was uns finanziell zu teuer war gegenüber unseren jet­zi­gen Aufwand. Oder es gefiel uns nicht das Lay­out oder die „intiuitive“ Bedi­enung, die uns zeigte, hier brauchen wir eine höhere Lernkurve.

Die Pla­nung von Shiftjuggler.com überzeugte uns in der Test­phase dage­gen sehr schnell. Die Bedi­enung war für uns intu­itiv nutzbar, also die Lernkurve für uns „Zeit­bud­get“ passend. Ja, wir wussten dann trotz­dem, wir müssen das Sys­tem tiefer ken­nen ler­nen, um es für uns auch als Werkzeug für den Dien­st­plan samt Lohn­berech­nung gut ein­set­zen zu kön­nen. Doch der Anfang war erstaunlich schnell gemacht und der Sup­port war über E-Mail oder Tele­fon sehr schnell mit seinen Antworten.

Was macht unsere Schichtplanung besonders

Unsere Pflegekräfte wer­den nicht über ihre Wochen­stun­den ver­plant, son­dern wir brauchen jeden Tag Pflegekräfte (sieben Tage die Woche), sodass eine sehr flex­i­ble Gestal­tung notwendig ist und wir gerne mit dem Monat­süberblick arbeit­en, um schnell den Blick zu haben

  • über die monatlichen Arbeitsstun­den der Mitar­beit­er,
  • wie viele Dien­ste (Tage) hin­tere­inan­der arbeit­et eine Pflegekraft
  • die Abwe­sen­heit­en wie Urlaub oder Fort­bil­dung.

Unsere Dien­ste sind allerd­ings öfter unter­schiedlich, und wenn Brück­en- oder Feiertage dazwis­chen sind oder Schulfe­rien oder Arzt­ter­mine sich ein­binden, braucht es eine Flex­i­bil­ität in der Pla­nung.

Bei Shiftjug­gler haben wir sieben Schicht­grup­pen angelegt, die fast alle Dien­ste abdeck­en (Früh­di­enst 7–14 Uhr oder 7–16 Uhr, Spät­di­enst 14–22 Uhr und vier ver­schiedene Nacht­di­en­ste, jew­eils für Werk- und Woch­enend­tage). Mit diesen Grup­pen kön­nen wir sehr schnell einen Schicht­plan nach unserem Bedarf anle­gen. Bei mehreren gle­ichen Dien­sten an aufeinan­der­fol­gen­den Tagen nutzen wir gerne die Wieder­hol­ungs­funk­tion. Allerd­ings ist es auch möglich, die Dien­stzeit­en inner­halb ein­er Wieder­hol­ung einzeln zu ändern, ohne dass es auf die Fol­ge­tage Ein­fluss nehmen muss. Dies ist für die Aus­nah­men wie Feiertage oder Tage mit famil­iären Unternehmungen wichtig.

Sehr kom­fort­a­bel find­en wir die vie­len Möglichkeit­en, die fest­gelegten Arbeit­szeit­en dann unseren Pflegekräften zuzuteilen. Je nach Stand des Dien­st­plans eignen sich die unter­schiedlichen Ansicht­en zur Zuord­nung. Während dieser Arbeit­sphase nutzen wir meist die Wochenan­sicht, aber auch die Tage­san­sicht ist möglich. Die Monat­san­sicht brauchen wir dann, um den gesamten Ver­lauf ein­se­hen zu kön­nen:

  • Wie viele freie Tage hat ein Mitar­beit­er zusam­men hän­gend
  • Wie gehen die Arbeit­stage über das Woch­enende weit­er
  • Wie verteilen sich die Arbeits- und Fre­itage für die Pflege­fachkräfte untere­inan­der
  • Wie startet die Pflege­fachkraft nach dem Urlaub oder mit welch­er Schicht geht sie in den Urlaub.

Wenn wir bei Shiftjug­gler im Sys­tem beim Wochen­plan sind, sehen wir links die Mitar­beit­er aufge­lis­tet. Bedeu­tend ist für uns, dass wir durch Balken in Ampel­far­ben erken­nen,

  • ob sie noch gut ver­füg­bar (=grün),
  • fast aus­ge­plant (=gelb),
  • oder rot (=über­plant) sind.

Aktivieren wir im zu pla­nen­den Dienst das Häkchen, reduzieren sich die Pflegekräfte nur auf die, die wir noch pla­nen kön­nen. Es fall­en dann alle raus, die im Urlaub sind, bere­its arbeit­en oder einen Frei­wun­sch angegeben haben. Außer­dem weist dann die Soft­ware aus, dass manche Mitar­beit­er nur plan­bar wären, wenn die Ruhezeit unter­schrit­ten würde. Ein Plus­punkt find­en wir, wom­it wir auch rechtliche Gren­zen in der Schicht­pla­nung im Blick haben und wir nicht verse­hentlich Frei­wün­sche unbeachtet lassen.

Als kom­fort­a­bel erleben wir die Über­sicht der Stun­den inklu­sive der Zuschläge (bei uns gibt Nachtzuschläge sowie an Sonn- und Feierta­gen). Wir erhal­ten so eine Über­sicht, die wir an das Lohn­büro über­mit­teln beziehungsweise, um mögliche Fehler in Über­mit­tlung zu umge­hen, kön­nte das Lohn­büro die Dat­en dann selb­st ein­se­hen. Das Berech­nen der Löhne per Taschen­rech­n­er und Papi­er fällt endlich weg.

Aktuell ist die Dien­st­plan­soft­ware noch so eingestellt, dass alle Mitar­beit­er offline sind und nur wir selb­st drauf zugreifen kön­nen. Das Ziel ist es aber, dass alle darauf zugreifen kön­nen. Dazu wer­den wir uns als näch­stes Mal mit den Recht­en beschäfti­gen, um zu entschei­den, wer was von wem sehen kann.

Autor

Mein Name ist Dirk Strecker und ich bin als "eingetragene" Pflegeperson tätig und begleite Selbsthilfe-Webprojekte. Vor Ort im Leben wirke ich mit bei Themen der Selbsthilfe, Integration, Inklusion und der Kinderhospizarbeit. Beruflich arbeite ich als Koordinator beim Thüringer Kinderhospizdienst und war mehrere Jahre in der Leitung der ambulanten Kinderkrankenpflege.

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