PflegeZimmer

Dienstplanung online — Shiftjuggler unser Gehilfe!

Eine eige­ne Rezen­si­on ohne frem­de Zuar­beit mit Anzei­ge: Shift­jugg­ler unter­stützt uns über die Test­pha­se hin­aus. Vie­len Dank! Seit Febru­ar orga­ni­sie­ren wir selbst die Pfle­ge unse­re Toch­ter Linn. Sie erhält die Pfle­ge­leis­tung jetzt als per­sön­li­ches Bud­get und ist damit Arbeit­ge­be­rin. Dies bedeu­tet unter ande­rem, neben der Pfle­ge­do­ku­men­ta­ti­on mana­gen wir die Dienst­pla­nung und die Lohn­ver­wal­tung. Bis­her plan­ten wir unse­re Pfle­ge­kräf­te durch eine aus­ge­reif­te Excel-Pro­gram­mie­rung, die uns eine befreun­de­te Fami­lie schenk­te. Die Tabel­le rech­ne­te uns auch die Arbeits­stun­den der Pfle­ge­kräf­te durch und zeig­te, ob die Mit­ar­bei­te­rIn­nen über­plant sind oder sich gut in ihren ver­trag­li­chen Arbeits­stun­den ein­fin­den.

In der ambu­lan­ten Inten­siv­pfle­ge, eben auch bei Pfle­ge­diens­ten in der Beatmungs­pfle­ge, for­dert aber ein Aspekt die Dienst­pla­nung her­aus: Die geneh­mig­ten Pfle­ge­stun­den sind nicht 1:1 die ver­trag­li­chen Arbeits­stun­den der Mit­ar­bei­ter im Monat. Die Pla­ne­rin soll­te damit gut ihre Kol­le­gen ken­nen, Dienst­plä­ne schrei­ben und schrei­ben. Mit die­sem Weg kann sie einen guten Blick ent­wi­ckeln, damit die Arbeits­zei­ten sich gut gestal­ten, für die Leu­te annehm­bar wer­den (Work-Life-Balan­ce) mit ihren eige­nen Wün­schen, den gesetz­li­chen Ansprü­chen ent­spre­chen (Ruhe­zei­ten) und die Pati­en­ten gut ver­sorgt sind.

Die Pla­nung mit Excel oder Calc ist eine fei­ne Sache, doch sind uns aller­dings immer wie­der Feh­ler pas­siert, weil sich für uns unbe­merkt For­meln geän­dert haben. Der Über­trag aus dem Vor­mo­nat zum Bei­spiel schei­ter­te. Für die Lohn­ver­wal­tung muss­ten wir die Zuschlä­ge per Taschen­rech­ner, Stift und Papier aus­rech­nen. Für Men­schen, die in der Excel-Pro­gram­mie­rung fit sind, alles ver­mut­lich kein Pro­blem. Doch für uns war dies eine Bau­stel­le, die Arbeits­zeit erfor­dert und im per­sön­li­chen Bud­get geht es von unse­rer „frei­en“ Zeit ab. Und unse­re Lebens­zeit ist neben dem Berufs­all­tag eng. Zeit bedarf es für die Pfle­ge von Linn, für das Geschwis­ter­kind, für uns als Paar oder den Haus­halt.

Seit Febru­ar kam wie­der­holt der Gedan­ke auf, dass eine Dienst­plan­soft­ware uns hel­fen könn­te. Dabei fan­den wir die Online­lö­sun­gen an span­nends­ten. Wir kann­ten ein sol­ches Sys­tem von unse­rem ehe­ma­li­gen Pfle­ge­dienst, was als Soft­ware eine „rei­ne“ Schicht­pla­nung war und nicht öffent­lich ver­füg­bar ist. Die­se Anwen­dung war eine gro­be Ori­en­tie­rung, was wir woll­ten. Die Online­sys­te­me, die wir prüf­ten, boten mehr als eine Arbeits­zeit­er­fas­sung mit monat­li­chen Gut-Stun­den­über­trag. Shift­jugg­ler über­zeug­te uns hier sehr deut­lich, es wirk­te mit sei­ner Aus­stat­tung pas­send für unser klei­nes Team im Preis-Leis­tungs­ver­hält­nis.

Wir haben es uns bei der Aus­wahl der Schicht­pla­ner selbst schwer gemacht und eini­ge in Deutsch­land ansäs­si­ge Dienst­pla­ner im Inter­net getes­tet über meh­re­re Tage. Dafür leg­ten wir Accounts an und pfleg­ten die wich­tigs­ten Daten pseud­ony­mi­siert vom Pfle­ge­team ein, die wir nur zur Pla­nung brauch­ten. Dies soweit, was die Sys­te­me her­ga­ben mit unse­ren uner­fah­re­nen Blick. Dabei stie­ßen wir an Gren­zen, sei es ein Plugin, was uns finan­zi­ell zu teu­er war gegen­über unse­ren jet­zi­gen Auf­wand. Oder es gefiel uns nicht das Lay­out oder die „inti­ui­ti­ve“ Bedie­nung, die uns zeig­te, hier brau­chen wir eine höhe­re Lern­kur­ve.

Die Pla­nung von Shift​jugg​ler​.com über­zeug­te uns in der Test­pha­se dage­gen sehr schnell. Die Bedie­nung war für uns intui­tiv nutz­bar, also die Lern­kur­ve für uns „Zeit­bud­get“ pas­send. Ja, wir wuss­ten dann trotz­dem, wir müs­sen das Sys­tem tie­fer ken­nen ler­nen, um es für uns auch als Werk­zeug für den Dienst­plan samt Lohn­be­rech­nung gut ein­set­zen zu kön­nen. Doch der Anfang war erstaun­lich schnell gemacht und der Sup­port war über E-Mail oder Tele­fon sehr schnell mit sei­nen Ant­wor­ten.

Was macht unsere Schichtplanung besonders

Unse­re Pfle­ge­kräf­te wer­den nicht über ihre Wochen­stun­den ver­plant, son­dern wir brau­chen jeden Tag Pfle­ge­kräf­te (sie­ben Tage die Woche), sodass eine sehr fle­xi­ble Gestal­tung not­wen­dig ist und wir ger­ne mit dem Monats­über­blick arbei­ten, um schnell den Blick zu haben

  • über die monat­li­chen Arbeits­stun­den der Mit­ar­bei­ter,
  • wie vie­le Diens­te (Tage) hin­ter­ein­an­der arbei­tet eine Pfle­ge­kraft
  • die Abwe­sen­hei­ten wie Urlaub oder Fort­bil­dung.

Unse­re Diens­te sind aller­dings öfter unter­schied­lich, und wenn Brü­cken- oder Fei­er­ta­ge dazwi­schen sind oder Schul­fe­ri­en oder Arzt­ter­mi­ne sich ein­bin­den, braucht es eine Fle­xi­bi­li­tät in der Pla­nung.

Bei Shift­jugg­ler haben wir sie­ben Schicht­grup­pen ange­legt, die fast alle Diens­te abde­cken (Früh­dienst 7–14 Uhr oder 7–16 Uhr, Spät­dienst 14–22 Uhr und vier ver­schie­de­ne Nacht­diens­te, jeweils für Werk- und Wochen­end­ta­ge). Mit die­sen Grup­pen kön­nen wir sehr schnell einen Schicht­plan nach unse­rem Bedarf anle­gen. Bei meh­re­ren glei­chen Diens­ten an auf­ein­an­der­fol­gen­den Tagen nut­zen wir ger­ne die Wie­der­ho­lungs­funk­ti­on. Aller­dings ist es auch mög­lich, die Dienst­zei­ten inner­halb einer Wie­der­ho­lung ein­zeln zu ändern, ohne dass es auf die Fol­ge­ta­ge Ein­fluss neh­men muss. Dies ist für die Aus­nah­men wie Fei­er­ta­ge oder Tage mit fami­liä­ren Unter­neh­mun­gen wich­tig.

Sehr kom­for­ta­bel fin­den wir die vie­len Mög­lich­kei­ten, die fest­ge­leg­ten Arbeits­zei­ten dann unse­ren Pfle­ge­kräf­ten zuzu­tei­len. Je nach Stand des Dienst­plans eig­nen sich die unter­schied­li­chen Ansich­ten zur Zuord­nung. Wäh­rend die­ser Arbeits­pha­se nut­zen wir meist die Wochen­an­sicht, aber auch die Tages­an­sicht ist mög­lich. Die Monats­an­sicht brau­chen wir dann, um den gesam­ten Ver­lauf ein­se­hen zu kön­nen:

  • Wie vie­le freie Tage hat ein Mit­ar­bei­ter zusam­men hän­gend
  • Wie gehen die Arbeits­ta­ge über das Wochen­en­de wei­ter
  • Wie ver­tei­len sich die Arbeits- und Frei­ta­ge für die Pfle­ge­fach­kräf­te unter­ein­an­der
  • Wie star­tet die Pfle­ge­fach­kraft nach dem Urlaub oder mit wel­cher Schicht geht sie in den Urlaub.

Wenn wir bei Shift­jugg­ler im Sys­tem beim Wochen­plan sind, sehen wir links die Mit­ar­bei­ter auf­ge­lis­tet. Bedeu­tend ist für uns, dass wir durch Bal­ken in Ampel­far­ben erken­nen,

  • ob sie noch gut ver­füg­bar (=grün),
  • fast aus­ge­plant (=gelb),
  • oder rot (=über­plant) sind.

Akti­vie­ren wir im zu pla­nen­den Dienst das Häk­chen, redu­zie­ren sich die Pfle­ge­kräf­te nur auf die, die wir noch pla­nen kön­nen. Es fal­len dann alle raus, die im Urlaub sind, bereits arbei­ten oder einen Frei­wunsch ange­ge­ben haben. Außer­dem weist dann die Soft­ware aus, dass man­che Mit­ar­bei­ter nur plan­bar wären, wenn die Ruhe­zeit unter­schrit­ten wür­de. Ein Plus­punkt fin­den wir, womit wir auch recht­li­che Gren­zen in der Schicht­pla­nung im Blick haben und wir nicht ver­se­hent­lich Frei­wün­sche unbe­ach­tet las­sen.

Als kom­for­ta­bel erle­ben wir die Über­sicht der Stun­den inklu­si­ve der Zuschlä­ge (bei uns gibt Nacht­zu­schlä­ge sowie an Sonn- und Fei­er­ta­gen). Wir erhal­ten so eine Über­sicht, die wir an das Lohn­bü­ro über­mit­teln bezie­hungs­wei­se, um mög­li­che Feh­ler in Über­mitt­lung zu umge­hen, könn­te das Lohn­bü­ro die Daten dann selbst ein­se­hen. Das Berech­nen der Löh­ne per Taschen­rech­ner und Papier fällt end­lich weg.

Aktu­ell ist die Dienst­plan­soft­ware noch so ein­ge­stellt, dass alle Mit­ar­bei­ter off­line sind und nur wir selbst drauf zugrei­fen kön­nen. Das Ziel ist es aber, dass alle dar­auf zugrei­fen kön­nen. Dazu wer­den wir uns als nächs­tes Mal mit den Rech­ten beschäf­ti­gen, um zu ent­schei­den, wer was von wem sehen kann.

Autor

Er arbeitet im und führt das PflegeTeam von Linn im Arbeitgebermodell (PflegeTeam bei Zitronenzucker) - gepaart mit seinen Erfahrung aus der Leitungsarbeit in ambulanten Kinderkrankenpflege / Intensivpflege. D.S. administriert Selbsthilfe-Webprojekte und wirkt vor Ort mit bei Themen der Selbsthilfe, Integration - Inklusion und der Kinderhospizarbeit. Er war Koordinator für den Kinderhospizdienst und berät jetzt beim Bundesverband Kinderhospiz.

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